Entrevista: Outsourcing de impressão
A gestão de impressão corporativa, mais conhecida como outsourcing de impressão, é o processo mais inteligente para reduzir custos com sistemas de impressão a partir da reengenharia de impressoras, multifuncionais e copiadoras, pois permite a implantação de processos simples, que geram controle a partir de rotinas com gerenciamento proativo. Esta solução pode ser terceirizada no seu todo ou em partes. Para se ter uma ideia, uma empresa sem outsourcing gasta, em média, 5% com impressora 45% em custos e serviços e 50% em custos escondidos - como instalação, antigas práticas e procedimentos, reconfiguração, help desk, suporte ao usuário final, treinamento, gerenciamento de rede, níveis de serviço, cotação e compras, extravio de suprimentos, etc. Para entendermos melhor como funciona o processo de outsourcing de impressão, entrevistamos o diretor executivo e fundador da empresa Solivetti Comércio e Serviços Ltda., José Laurentino, profissional com mais de 40 anos de experiência no mercado de produção de documentos. Em 1991, Laurentino fundou a empresa que, hoje, possui mais de mil clientes ativos e é um dos principais dealers da parceira e fabricante de equipamentos e soluções Kyocera Document Solutions do Brasil, atuando principalmente na região Norte e Nordeste do país.COMO FUNCIONA O OUTSOURCING DE IMPRESSÃO COM A SOLIVETTI?
O outsourcing de impressão na Solivetti funciona primeiro com um levantamento minucioso das necessidades de hardwares (impressoras e multifuncionais laser coloridos e/ou monocromáticos PB) e softwares dos clientes, através da nossa equipe TDS - Total Document Solutions, especialista em soluções Kyocera. Sempre ofertamos, em nossos projetos de outsourcing, equipamentos novos, de primeiro uso e em linha de fabricação, com fornecimento de suprimentos (toner, peças e cilindros) originais do fabricante Kyocera e com Acordo de Níveis de Serviços (SLA - sigla em inglês) e prazos de atendimento, sempre buscando o melhor custo benefício, com uma melhor qualidade dos serviços, através de soluções embarcadas nas multifuncionais e impressoras a laser coloridas e monocromáticas.
POR QUE AS EMPRESAS DEVERIAM TERCEIRIZAR O SERVIÇO DE IMPRESSÃO? QUAIS SÃO AS VANTAGENS?
São vários os benefícios para uma empresa de pequeno, médio ou grande porte terceirizar os serviços de impressão, mas vejo como principais dois. Primeiro: não há um investimento em ativo fixo mobilizado, com alto grau de depreciação anual. Segundo, e mais importante: a equipe de TI de uma empresa deve estar focada para a atividade que se destina à rentabilidade e faturamento da empresa como, por exemplo, gestão do sistema ERP. Uma equipe de TI de uma empresa não pode mais ficar perdendo tempo tendo de consertar uma impressora ou fazer cotação de peças e suprimentos. Essa demanda tem que ser transferida para uma empresa apta e especializada em gestão ou produção de documentos impressos e digitalizados, como a Solivetti. Outro ponto positivo são as soluções que podem ser embarcadas nas novas multifuncionais com tecnologia híbrida, como de Workflow - fluxo de trabalho automatizado - para documentos digitalizados e encaminhamentos para pastas ou sistemas específicos, e soluções de gerenciamento de impressões por usuários. Esses tipos de soluções são de investimento alto, mas através de empresas de outsourcing, que possuem demanda de compra dessas soluções, o custo-benefício dentro de um projeto de outsourcing sairá bem mais baixo, em comparação com uma empresa que não é do segmento outsourcing de impressão.
COMO IMPLEMENTAR O OUTSOURCING DE IMPRESSÃO NA EMPRESA? QUAIS CUIDADOS DEVEM SER ADOTADOS?
Para implementar um outsourcing de sucesso, primeiro é preciso fazer uma avaliação real das necessidades da empresa, como parque atual existente, volume de impressão médio mensal dos últimos três meses, no mínimo verificar quais soluções de gerenciamento de saída de documentos existem na empresa, como software de bilhetagem/gerenciamento de impressão e, também, se há soluções ou software de saída e gerenciamento de documentos digitalizados como GED, ECM ou, simplesmente, um aplicativo embarcado na multifuncional com Workflows de digitalização, para o encaminhamento correto de documentos digitalizados em pastas na rede ou sistemas com banco de dados. Depois, dimensionar e direcionar os melhores hardwares (multifuncionais ou impressoras laser monocromáticas ou coloridas), assim como soluções de gerenciamento de impressão, workflow de digitalização e indexação via painel das multifuncionais. Após feito esse direcionamento, alinhamento do projeto e fechamento do contrato, partimos para a parte de implementação dos projetos através de uma equipe técnica e analistas treinados pelos principais fabricantes parceiros de hardwares e softwares. Mas, muitos clientes devem tomar bastante cuidado com empresas que são aventureiras no mercado de outsourcing, que não possuem equipe técnica e analistas qualificados para implementar as soluções necessárias dentro de um projeto. Já tivemos várias situações nas quais atendemos clientes que estavam altamente insatisfeitos com fornecedores que se intitulavam empresas especialistas em outsourcing de impressão e, após assinar o contrato, essas empresas tinham grandes dificuldades em implantar um software adequadamente ou fornecer suprimentos originais do fabricante e, muitas vezes, de fornecer equipamentos novos de primeiro uso.
COMO ESSE SERVIÇO PODE AJUDAR NA ECONOMIA? QUANTO UMA EMPRESA QUE INVESTE EM OUTSOURCING DE IMPRESSÃO CHEGA A ECONOMIZAR, POR EXEMPLO?
Um projeto de outsourcing de impressão pode gerar uma economia entre 20% a 30% nos custos de uma empresa que tem equipamentos próprios, por exemplo. O fato de uma empresa não investir em aquisição de hardwares, como impressoras e multifuncionais, que possuem uma alta taxa de depreciação, chega a quase 30% por ano. É uma maneira também de economizar, já que uma empresa que contrata um outsourcing de impressão não precisará desprender um capital de investimento inicial, pois estará contratando um serviço que é faturado mensalmente. Outra forma de economizar, que grandes empresas não sabem, é com o abatimento dos serviços de outsourcing de impressão no imposto de renda de pessoa jurídica, principalmente empresas que são regidas pela declaração do lucro real. Pois, todo investimento feito, seja ele produto ou serviço, onde se tem um contrato e emissões de notas fiscais mensal, comprovando que aquele serviço prestado foi destinado a atividade fim da empresa, pode ser abatida na declaração do imposto de renda. Nesses casos, o retorno chega a ser de quase 100%, pois o valor que se pagou, ao longo de todo o ano no contrato de outsourcing de impressão, será deduzido na declaração do imposto de renda da empresa optante pela declaração no lucro real.
O problema é que muitas empresas e clientes desconhecem esse benefício e, muitas vezes, optam por empresas de recarga de cartuchos, que locam equipamentos, sendo que muitas não emitem nota fiscal, pois se dizem isentas de emissão por se tratar de locação de bens móveis e imóveis. Mas não há isenção em emissão de nota fiscal e, sim, isenção na cobrança de Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). A locação de bens imóveis ou móveis não constitui uma prestação de serviços, mas disponibilização de um bem, seja ele imóvel ou móvel, para utilização do locatário sem a prestação de um serviço. Consequentemente, essas empresas, que recarregam cartuchos e se dizem fazer o outsourcing de impressão, praticam preços absurdamente baixos, chegando muitas vezes serem inexequíveis pelo simples fato de não emitirem notas fiscais, deixando de contribuir com outros impostos federais com PIS, COFINS, CSSL e outros. Esse preço mais baixo termina saindo muito caro para essas empresas regidas pelo lucro real, pois não poderão comprovar fiscalmente na sua declaração de IRPJ, que tomou um serviço destinado a atividade fim da empresa.
QUAIS SÃO OS GASTOS DE UMA EMPRESA SEM OUTSOURCING?
Os gastos de uma empresa que não possui outsourcing de impressão são inúmeros, começa com estoque de peças, maior incidência de equipamentos parados, uma vez que não se faz estoque de peças, mão de obra técnica qualificada por atendimentos avulsos - no mínimo, cada atendimento avulso de um técnico profissional qualificado de impressoras e multifuncionais vai sair entre R$200 e R$300 - o custo de um atendimento com a taxa de deslocamento, custos em manter toner reserva no estoque, etc. Além das despesas em peças que muitos clientes desconhecem e que se desgastam por uso, como fusão, roletes de alimentação, garras, engrenagens, belt de transferência e outras peças que precisarão ser trocadas em um determinado período. Para o cliente, comprar apenas uma peça dessa terá um investimento muito maior em relação a uma empresa especialista em outsourcing como a nossa, que compra milhares, para atender aos nossos contratos. Leia a revista